Die Ausstellungsvorbereitung in einer Galerie

Teil 5: Checkliste und Tipps für die Vorbereitung einer Ausstellung in einer Galerie

Inzwischen haben Sie eine Galerie gefunden, die Sie in einer Einzel- oder Gruppenausstellung vorstellen möchte? Wie bereitet man sich vor? Was kann die Künstlerseite tun, um die Galeriearbeit in der Vorbereitungszeit zu unterstützen? Nehmen wir an – und das ist weit häufiger der Fall, als Sie ahnen – die Entscheidung und Terminzusage kam überraschend und kurzfristig, wie ist plötzlicher Hektik zu begegnen?

Ideal ist es natürlich, man ist allzeit bereit und perfekt vorbereitet: Genügend neue Werke sind verfügbar, aus denen die Galerie, sofern sie das selbst übernimmt, auswählen kann, zu jeder Arbeit gibt es ein Foto und eine Dokumentation. Bei einer Einzelausstellung sollten Sie sich einen Grund- und Wandaufriss kommen lassen, sofern Sie die Räume nicht kennen. Oder Sie fahren zur Vorbereitung gleich selbst hin und machen ein paar Fotos der Räumlichkeiten. Haben Sie mit der Galerie vereinbart, speziell für die Ausstellung ein Werk zu produzieren, ist es hilfreich, ein erstes Konzept und eventuelle Abbildungen (auch früherer Installationen) bereitzuhalten.

Es sollten folgende Werkinformationen vorhanden sein:

1. Bilddateien

Beispielhaft ist ein professionell aufgenommenes Foto mit Farbskala und in Druckqualität als Tiff- oder Jpg-Datei. Das ist nicht immer machbar. Ein Fotograf kostet Geld, eine gute Kamera ebenfalls. Doch man kann es auch mit der eines Freundes selbst versuchen. Auch mit einfachen Apparaten können recht gute Fotos hergestellt werden, doch achten Sie auf rechtwinklige Linien und stellen Sie das Bild am besten selbst frei. So vermeiden Sie beschnittene und verzogene Bilder.
Schauen Sie sich frühere Einladungskarten der Galerie an: Sind die Bilder unscharf und verzerrt? Dann geht kein Weg daran vorbei, selbst tätig zu werden. Bei hochpreisigen Künstlern, die gute Umsätze versprechen, wird die Galerie für Abbildungen und eine professionelle grafische Umsetzung sorgen.

Nicht jede Galerie verfügt über fähige Mitarbeiter, die sich mit Bildbearbeitung auskennen. Daher ist es notwendig, für die Presseaussendung zur Ausstellung gleich ein oder mehrere gute, nicht zu kleinteilige Aufnahmen zu übermitteln, die im Fall einer Besprechung oder für bebilderte Ausstellungskalender in Kunstmagazinen bereitgehalten werden. Hier sind Bilder in kleiner Größe mit maximal 500 bis 750 KB bei 300 dpi notwendig. Dieses unterstützt auch hilflose Galeristen, die in ihrem Enthusiasmus, alle Welt mit Bildmaterial über ihre kommende Ausstellung versorgen zu wollen, Journalisten mit gewaltigen Datenmengen bombardieren. Aussendungsmails sind klein zu halten! Dateien von 5 MB oder mehr riskieren die umgehende Löschung aus einem Presseaccount oder werden vom Server gar nicht erst der zuständigen Person zugestellt.

2. Preislisten

Ohne Preislisten geht es nicht im Galeriegeschäft. Auch hier ist eine vorbereitete Liste hilfreich für die Galerie. Je mehr Sie diese der üblichen Schreibweise des Geschäfts anpassen, desto weniger Fehler passieren. Am besten senden Sie den Lieferschein auch digital, dann ist es für die Mitarbeiter der Galerie einfacher, eine Preisliste zu erstellen, denn je mehr abgetippt werden muss, desto mehr Fehler passieren.
In der Regel ordnet man in dieser Reihenfolge: Titel, Jahr, Material, Maße (Höhe vor Breite, bei Skulpturen Höhe mal Breite mal Tiefe), bei Graphik auch Auflage und Exemplarnummer, bei Skulptur auch Gussnummer und Auflage.
Sind die Werke signiert, bezeichnet, nummeriert oder gerahmt? Auch das sind wichtige Informationen.
Der Preis sollte der einheitliche Verkaufspreis sein, der für alle Ihre Händler gilt.

3. Textmaterial

Je mehr Informationen Sie über Ihr Werk liefern können, umso besser: Kataloge, Presseartikel, Eröffnungsreden etc. Manchmal helfen den Galeriemitarbeitern auch schon ein paar klare Sätze, mit denen der Künstler selbst sein Werk umschreibt. Sind Sie hier unsicher, lassen Sie sich von einem Profi beraten.

Obwohl es scheint, als wären Bücher ein aussterbendes Gut, geht nichts über einen gedruckten Katalog! Der Kontakt mit Sammlern zeigt immer wieder, wie wichtig doch ein solcher Beleg ist. Eine vorhandene Katalogabbildung bietet auch ein wichtiges Verkaufsargument, noch mehr wenn es sich um ein Werk handelt, das in einer institutionellen Ausstellung hing und in einem Begleitbuch dokumentiert wurde.
Verfügen Sie noch über keinen Katalog, so ist eine Mappe mit Farbabbildungen, die sie der Galerie zur Verfügung stellen, anzuraten. Auf diese Weise erhalten die Interessenten einen Überblick über Ihr Œuvre. Damit erreichen Sie eine größere Nähe des Betrachters zu Ihrem Gesamtwerk und eine Wirkung, die nicht zu unterschätzen ist. Schon manches Mal hat ein Werk, das sich außerhalb einer Ausstellung befand, mittels einer guten Abbildung einen Interessenten erreicht und ist verkauft worden.

Neben den Werkinformationen sind noch folgende organisatorische Punkte zu beachten:

Einladungen

Mit einer rechtzeitigen Übermittlung von Fotos, Texten und Listen kann nicht mehr viel schief gehen. Sorgen Sie dafür, dass die Galerie früh die Einladungskarten versendet und sichern Sie sich vorab den von Ihnen benötigten Anteil.
Manche Galerien fragen auch gezielt nach Adressen und versenden an diese gleich mit. Die Datensätze könnten Sie dann aufgedruckt auf Aufklebern übermitteln, so dass nur noch das Aufbringen der Etiketten notwendig ist. Das Formatieren von zusätzlichen Datensätzen wird kein Aussteller gerne übernehmen, es sei denn er hat zu viel Personal.

Hängung der Kunstwerke

Die Präsentation sollte immer in Absprache mit der Galerie geschehen. Manche Galeristen hängen gerne selbst, andere überlassen das den Künstlern. Sie sind sehr besorgt um Ihre Werke und befürchten Beschädigungen beim Auspacken und Hängen? Ja, dann müssen Sie selbst Hand anlegen, aber Vorsicht: Gerne werden helfende Künstlerhände ausgenutzt: Man lässt sie gleich die ganze Ausstellung hängen. Ich hörte auch schon von Fällen, wo die Künstler erst noch die Wände streichen mussten.

Ankündigung auf der Homepage

Auf ihrer eigenen Homepage sollte die Ausstellung natürlich schon längst angekündigt sein. Aber ist sie es auch auf der Seite der Galerie? Überprüfen Sie dieses rechtzeitig und mahnen Sie ggfs. an.

Transport der Kunstwerke

Übermitteln Sie der Galerie rechtzeitig die Packmaße der Exponate, sofern Sie nicht selbst den Transport übernehmen. In der Regel zahlt die Galerie einen Transportweg, da dies aber nicht immer so ist, sollte es vorab geklärt werden.
Meistens besorgt der Künstler den Hin-, die Galerie den Rücktransport. Künstler und Künstlerinnen ab einem gewissen Marktwert können Kosten und Organisation der Transporte an die Galerie delegieren. Bei großen Umsätzen wäre das auch ein zu vernachlässigender Faktor für den Händler. Bedenken Sie aber, dass der schmale Gewinn dies oft nicht zulässt.

Fazit

Das alles garantiert natürlich nicht eine erfolgreiche Ausstellung. Doch wenn Galerie und Künstler/-in hier Hand in Hand arbeiten, dann kann mit gut strukturierter Vorarbeit oft schon reichlich Interesse geweckt werden. Damit sind Galerie und Künstler klar im Vorteil gegenüber Ausstellungen, die sozusagen in letzter Minute konzipiert und kommuniziert werden. Wie heißt es so schön? Der frühe Vogel fängt den Wurm!

Foto Copyright © iStockphoto.com/karinclaus

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