Wie bin ich immer per E-mail erreichbar? 4 Lösungen

Anleitung für den professionellen Draht zu Deinem Online-Käufer via E-mail

Wer seine Kunst über das Internet verkaufen will, der kommt an der Kommunikation mit Kunden via E-mail kaum herum. Es so zu organisieren, dass Du im Prinzip jederzeit per E-mail erreichbar bist, ist für einen Künstler gar nicht so leicht.

Doch es gibt mehrere Lösungen für dieses Problem.

Stell Dir vor, Du gehst in einen Laden und niemand ist da

Stell Dir vor, Du gehst in einen Laden, weil Du etwas im Schaufenster gesehen hast, das Dir gefällt und Du möchtest es gerne kaufen. Du betrittst den Laden und niemand ist da. Du rufst „Hallo!“ doch niemand antwortet.

Eine ziemlich merkwürdige Erfahrung, oder?

Nicht besonders professionell und verkaufsfördernd.

Oder würdest Du dort etwas kaufen?

Wie sollst Du denn da überhaupt etwas kaufen, wenn gar keiner da ist, der Dich bedient?

Deine Internetseite ist Dein Online-Ladengeschäft…

Deine Seite im Internet ist Dein Online-Ladengeschäft. Wenn ein möglicher Käufer ein Kunstwerk von Dir im Internet sieht, das ihm gefällt, dann geht er nicht in einen Laden, sondern er schickt Dir eine Anfrage. Die bekommst Du dann per E-mail.

…und die E-mail ist Dein Draht zum Kunden

Es kommt leider immer wieder vor, dass jemand ein Werk ersteigert oder eine Anfrage an einen Künstler gesendet hat und keine Antwort bekommt. Dann wenden sich die Käufer oft an uns, weil der Künstler sich nicht meldet. Es kommt auch vor, dass E-mail-Adressen ungültig werden. Dann bist Du per E-mail über Deine Kunst-Seite im Internet gar nicht mehr erreichbar. Dein Laden hat kein Verkaufspersonal und Du kannst nichts verkaufen.

Ein Online-Geschäft hat 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr geöffnet – Wer kümmert sich die ganze Zeit um Deine E-mails?

Natürlich macht jeder mal Urlaub, ist krank oder aus anderen Gründen nicht per E-mail erreichbar bzw. kann seine E-mails nicht abrufen. Dann gibt es mehrere Möglichkeiten, um die Erreichbarkeit per E-mail jederzeit sicherzustellen:

Lösung 1: Zugriff auf Deine E-mails jederzeit und an jedem Ort:

Heute brauchst Du nur noch einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone und Internetempfang, dann kannst Du Deine E-mail jederzeit und überall abrufen und beantworten.
Wenn Du eine eigene E-mail-Adresse hast, dann hast Du auch einen E-mail-Provider bzw. „Webhoster“, der Dir die E-mail-Adresse zur Verfügung stellt. Diese Webhoster stellen auch immer eine sogenannte „Webmail“-Funktion zur Verfügung, damit Du Deine E-mails online bearbeiten kannst.
Wenn Du Gmail, GMX, WEB.DE oder ähnliches nutzt, dann kennst Du das sowieso schon. Wenn Du dann wirklich jeden Tag Deine E-mails abrufen und ggf. beantworten kannst, bist Du auf der sicheren Seite.

Vorteile: Diese Lösung ist quasi ohne zusätzlichen Aufwand relativ einfach umzusetzen.

Nachteile: Du musst selbst jeden Tag regelmäßig Deinen E-mail-Eingang überwachen. Im Notfall, wenn Du ins Krankenhaus musst o.ä., funktioniert das leider auf diese Weise nicht.

Lösung 2: Automatische „Abwesenheitsnotiz“:

Es gibt auch die Möglichkeit, eine sogenannte „Abwesenheitsnotiz“ für Deine E-mail-Adresse einzurichten. Dann bekommt jeder, der eine E-mail an diese Adresse schickt, sofort eine automatische von Dir vorgebenen Standardantwort. In der Regel steht dort, von wann bis wann Du nicht erreichbar bist und z.B. weitere Kontaktmöglichkeit via Telefon o.ä.

Das Problem ist: Die Abwesenheitsnotiz wird automatisch rausgeschickt, egal, was für eine E-mail hereingekommen ist. Wenn Du also eine rein „technische“ E-mail bekommt, z.B. eine Information über den Beginn einer Auktion o.ä., dann wird darauf automatisch Deine Abwesenheitsnotiz zurückgeschickt. Das macht natürlich keinen Sinn. Genauso unglücklich kann es sein, wenn Du Spam- oder Junkmail auf Deine E-mail-Adresse bekommst und dann in der Abwesenheitsnotiz die E-mail eines Bekannten oder Deine Telefonnummer verrätst.

Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz:

Vorteile: Diese Lösung ist einfach umzusetzen und läuft automatisch rund um die Uhr.

Nachteile: Diese Lösung funktioniert eigentlich nur im Notfall. Zum einen macht eine Abwesenheitsnotiz nur bedingt einen professionellen Eindruck und andererseits hilft das dem Käufer auch nicht viel weiter und ist eher unbefriedigend. Du selbst verpasst womöglich auch wichtige Nachrichten. Im Notfall, wenn Dir etwas passiert, werden E-mails gar nicht mehr bearbeitet.

Lösung 3: „Mitarbeiter“/Support:

Da es sehr schwer ist, selbst 365 Tage im Jahr seine E-mail jederzeit im Auge zu behalten, bietet es sich an, dass Du Dir Hilfe holst. Das bedeutet, Du brauchst jemand, der Dich dabei unterstützt, also eine Art „Mitarbeiter“. Das kann natürlich auch ein Freund, ein Bekannter oder ein Künstlerkollege sein, der Dich z.B. im Urlaub oder bei Notfällen vertreten und Deine E-mails bearbeiten kann.

Bei dieser Lösung sind zwei Modelle denkbar:

Lösung 3 a): Zusätzliche Weiterleitung und dann Benachrichtigung

Wenn Du Deine E-mail bei einem Webhoster hast, kannst Du auch neben der normalen Möglichkeit, Deine E-mails abzurufen zusätzlich (!) eine Weiterleitung der E-mails an diese Adresse einrichten. Dann landen E-mails in Deiner Mailbox werden aber auch gleichzeitig an eine andere E-mail-Adresse weitergeleitet. Du kannst also so über eine Person Deines Vertrauens z.B. bei Deinem Urlaub dafür sorgen, dass jemand anderes Deine E-mails im Blick behält und Dich wenn nötig benachrichtigt.

WICHTIG: Die Weiterleitung muss immer ZUSÄTZLICH zum normalen Empgang der E-mails in Deiner Mailbox eingerichtet werden. Sonst werden die E-mails nur weitergeleitet und eventuell aus Deiner Mailbox gelöscht.

Vorteile: Es gehen keine E-mails verloren und auch während Deines Urlaubs oder im Notfall hat immer jemand Deine E-mails im Blick.

Nachteile: Erstmal musst Du natürlich eine Person Deine Vertrauens finden und dann die Weiterleitung technisch korrekt einrichten. Diese Person kann Dir Bescheid sagen, wenn eine wichtige E-mail gekommen ist, aber sie kann nicht Deine E-mails direkt in Deinem Namen selbständig bearbeiten. Die „Arbeit“ der Beantwortung etc. bleibt dann immer noch an Dir hängen.

Lösung 3 b): Extra-E-mail-Konto für das „Kunstgeschäft“ mit Zugriffsmögichkeit für Deine „Vertretung“

Wenn Du so eine Person Deines Vertrauens oder sogar eine Art „Helfer“ oder „Mitarbeiter hast, dann kannst Du auch eine extra E-mail-Adresse nur für Dein „Kunstgeschäft“ einrichten. Die E-mails können dann z.B. via Webmail (also einer Bearbeitung der E-mails über eine Internetseite) von Dir oder Deinem Vertreter abgerufen und bearbeitet werden. Je nachdem, wer dafür gerade zuständig ist.

Das geht natürlich grundsätzlich auch mit Deiner „normalen“ E-mail-Adresse: Wenn Du einmal nicht Deine E-mails abrufen kannst, weil Du krank oder verreist bist, dann laß Deine E-mails von einem Freund abrufen oder ändere Deine E-mail-Adresse bei uns (www.kunst.ag) auf die des Freundes für diesen Zeitraum. Bei nur einer „E-mail für alles“ könnte der oder die andere natürlich auch Deine privaten E-mails lesen. Das ist dann vielleicht doch nicht so günstig.

Am professionellsten ist sicher die Lösung mit einer eigenen E-mail-Adresse für Dein „Kunstgeschäft“.

Vorteile: Es gehen keine E-mails verloren und auch während Deines Urlaubs oder im Notfall können alle Deine E-mails umgehend bearbeitet und beantwortet werden.

Nachteile: Der technische und personelle Aufwand ist bei dieser Lösung am größten. Es ist Hier wird der Künstler zum „Profi“ im Kunstgeschäft.

Guter Service per E-mail ist immer auch schneller Service

Genauso wie Du sicherlich gerne schnell bezahlt werden möchtest, will ein Käufer auch schnell eine Antwort auf seine Anfrage oder das Kunstwerk zugeschickt bekommen. Beantworte Deine Anfragen schnell und professionell, dann erhöhst Du auch Deine Chancen für den Verkauf. Es kommt auch gar nicht so selten vor, dass ein Kunstwerk ein Geschenk sein soll, dann ist eine schnelle Antwort oft verkaufsentscheidend.

Denk also bitte daran, dass Du Deine E-mails regelmäßig, d.h. mindestens alle zwei Tage abrufst! Oder Du richtest eine der genannten Lösungen ein. Denn in der Regel sollte eine Antwort innerhalb von 24 Stunden erfolgen.

Noch ein Tipp: Wenn Du Dich für eine Lösung entschieden und sie umgesetzt hast. Teste alles selbst gründlich, ob es auch wirklich wie geplant funktioniert. Am besten bittest Du auch ein oder zwei Bekannte, Dir E-mails direkt oder über die entsprechenden Kontaktformulare zu schicken.

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